Menu Surat Pesanan Barang
Menu Surat Pesanan Barang digunakan untuk membuat dan mengelola dokumen pemesanan barang non medis kepada supplier berdasarkan Usulan Pengadaan yang telah diverifikasi. Melalui menu ini, bagian Purchasing dapat menentukan supplier, metode pembayaran, harga pembelian, serta melakukan pengelolaan status Surat Pesanan hingga proses pembelian selesai.
Beberapa fungsi yang ada di submenu surat pesanan barang adalah sebagai berikut:
- Membuat surat pesanan barang.
- Merubah surat pesanan barang.
- Menyetujui surat pesanan barang.
- Membatalkan persetujuan surat pesanan barang.
- Membatalkan surat pesanan barang sekaligus menghapusnya.
- Menutup surat pesanan barang (tidak bisa diproses lebih lanjut).
- Mencetak surat pesanan barang.
A. MEMBUAT SURAT PESANAN BARANG
Membuat dokumen Surat Pesanan Barang berdasarkan Usulan Pengadaan yang telah diverifikasi.
Langkah-langkah
Buka menu purchasing > Pembelian Non Medis > Surat Pesanan Barang
Sistem akan menampilkan halaman form untuk melakukan order pembelian/pemesanan barang
Isikan terlebih dahulu Data pada kolom order pembelian, seperti Supplier, Cara Bayar, Tanggal Batas Penerimaan, Group, dan informasi lainnya.
Klik tombol usulan untuk menampilkan daftar usulan pengadaan yang telah di verifikasi
Sistem akan menampilkan list order item
Pilih usulan yang pengadaan yang akan di proses
Klik tombol add order atau klik dua kali pada data usulan
Sistem akan mengisi daftar barang secara otomatis sesuai Usulan Pengadaan yang dipilih.
Lengkapi informasi transaksi seperti harga, diskon, atau PPN apabila diperlukan.
Selanjutnya klik update untuk menyimpan data usulan
Kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan data global
B. MENYETUJUI SURAT PESANAN BARANG
Memberikan persetujuan terhadap Surat Pesanan sehingga dapat diproses pada tahap pembelian berikutnya. Untuk menyetujui surat pesanan barang bisa dilakukan dengan cara berikut :
Pada Halaman Surat Pesanan Barang klik tombol List Pembelian
Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data list surat pesanan barang
Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data list surat pesanan barang
Pilih Surat Pesanan yang akan disetujui dengan klik tombol edit
Sistem akan menampilkan detail surat pesana barang, lalu klik tombol setuju
Sistem akan menampilkan validasi persetujuan dalam bentuk notifikasi, dan klik YA untuk menyetujuinya
Data yang sudah disetujui statusnya akan berubah menjadi SETUJU pada list pembelian
C. MEMBATALKAN PERSETUJUAN SURAT PESANAN BARANG
Membatalkan status persetujuan Surat Pesanan apabila diperlukan perubahan sebelum proses pembelian dilanjutkan. Untuk membatalkan persetujuan surat pesanan barang ikuti langkah -langkah berikut :
Buka List Pembelian dengan klik tombol list pembelian
Pilih data surat pesanan dengan status setuju
Klik tombol edit dan sistem akan menampilkan detail surat pesanan barang yang sudah disetujui
Kemudian klik tombol batal setuju untuk membatalkan persetujuan
Kemudian klik ya pada konfirmasi pembatalan
jika berhasil maka sistem akan menampilkan konfirmasi berhasil dibatalkan , dan klik OK
Maka pada list pembelian data yang sudah dibatalkan pesetujuannya akan berubah statusnya menjadi BATALSETUJU
D. MENGUBAH SURAT PESANAN
Mengubah informasi Surat Pesanan Barang bisa dilakukan selama status penerimaannya BELUM TERPENUHI. Untuk mengubah surat pesanan barang bisa dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
Buka Halaman List Pembelian dan pilih data yang ingin diubah (khususnya yang status penerimaannya masih kosong)
Klik tombol edit
Sistem akan menampilkan detail surat pesanan barang
Ubah data yang diinginkan lalu klik update untuk menyimpan perubahan data
Selanjutnya klik simpan untuk menyimpan data keseluruhan
FUNGSI TOMBOL
Setuju : Memberikan persetujuan terhadap Surat Pesanan sehingga dokumen dapat diproses ke tahap berikutnya.
Batal Setuju : Membatalkan status persetujuan Surat Pesanan sehingga dokumen dapat diperbaiki atau diproses kembali sesuai kebutuhan.
Close Order : Menutup Surat Pesanan sehingga tidak dapat diproses lebih lanjut pada proses penerimaan barang.
Batal Order : Membatalkan Surat Pesanan sehingga dokumen tidak digunakan lagi dalam proses pengadaan. dan data akan hilang dari list pembelian
Cetak : Menampilkan dokumen Surat Pesanan dalam format cetak untuk dicetak atau didistribusikan kepada supplier.