Permintaan Perbaikan
Menu Permintaan Perbaikan Barang digunakan untuk mengajukan permintaan penanganan terhadap barang atau inventaris rumah sakit yang memerlukan tindakan dari IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit). Melalui menu ini, pengguna dapat mencatat informasi permintaan, menentukan tingkat prioritas, memilih barang yang mengalami kendala, serta menjelaskan jenis pekerjaan yang dibutuhkan agar dapat diproses lebih lanjut oleh petugas IPSRS.
Menu ini umunya digunakan oleh : unit pelapor atau admin IPSRS
Sebelum membuat permintaan perbaikan, pastikan bahwa :
Data Unit telah tersedia pada sistem
Data inventaris atau barang sudah terdaftar di master barang
Untuk menggunakan atau mengakses menu ini bisa dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
Pilih menu IPSRS > Transaksi > Permintaan Perbaikan
Sistem akan menampilkan halaman informasi terdata permintaan perbaikan barang yang mana melalui halaman ini, pengguna dapat memantau status setiap permintaan, mencari data berdasarkan kriteria tertentu, serta melakukan pengelolaan data seperti menambah, mengubah, menghapus, atau mencetak permintaan sesuai hak akses yang dimiliki.
Informasi Yang Ditampilkan :
No order Permintaan Perbaikan : Nomor unik yang dihasilkan sistem sebagai identitas setiap permintaan perbaikan. Nomor ini digunakan sebagai referensi selama proses penanganan hingga pekerjaan selesai.
Tgl Order Permintaan Perbaikan : Menunjukkan tanggal dan waktu permintaan dibuat. Informasi ini digunakan sebagai dasar pencatatan histori dan perhitungan waktu respons pelayanan IPSRS.
Unit Nama :Menampilkan unit atau instalasi yang mengajukan permintaan perbaikan, misalnya Apotek, IGD, Laboratorium, atau Rawat Inap.
Status : Menunjukkan tahapan penanganan permintaan oleh IPSRS. Status akan berubah sesuai perkembangan proses perbaikan.
Tipe Barang : Menunjukkan jenis sumber data barang yang diajukan, misalnya Inventaris dan Pelabelan atau Master Barang.
Fungsi Tombol :
Tambah : Membuat Permintaan Perbaikan baru
Edit : Mengubah data permintaan yang dipilih sesuai hak akses dan status permintaan.
Hapus : Menghapus data permintaan yang dipilih.
Cetak : Mencetak dokumen permintaan perbaikan.
Refresh : Memuat ulang daftar data sehingga menampilkan informasi terbaru.
Saran Perbaikan : Menampilkan daftar aset atau inventaris yang telah memasuki jadwal pemeliharaan atau waktu perbaikan yang direkomendasikan, sehingga pengguna dapat membuat permintaan perbaikan atau pemeliharaan secara proaktif.
Membuat Permintaan Perbaikan
Untuk membuat permintaan perbaikan bisa dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
Klik tombol tambah pada halaman informasi terdata
Sistem akan menampilkan form permintaan perbaikan barang
Lengkapi data pada formulir permintaan perbaikan yang mana penjelasan kolom-kolomnya adalah sebagai berikut :
Tanggal Order perbaikan : tanggal permintaan perbaikan dibuat. Secara default sistem akan menampilkan tanggal transaksi saat ini.
Tipe barang : Menentukan jenis sumber data barang yang akan dipilih, seperti Master Barang atau Inventaris dan Pelabelan.
Unit : Pilih unit yang mengajukan permintaan perbaikan, misalnya IGD, Apotek, Laboratorium, atau unit lainnya.
Prioritas : Menentukan tingkat urgensi permintaan. Pilihan prioritas terdiri dari Paling Prioritas, Tinggi, Sedang, dan Rendah.
Kategori Kegiatan IPSRS : Menentukan jenis pekerjaan yang diajukan, seperti Perbaikan atau Pemeliharaan (jika memilih menu perbaikan maka juga harus memilih perbaikan).
Kategori barang :Pilih kategori barang sesuai dengan inventaris yang akan dilakukan penanganan.
Kegiatan : Pilih tindakan yang diharapkan dilakukan oleh petugas IPSRS, seperti Perbaikan, Identifikasi, Penggantian Komponen, Penggantian BHP, Pengecekan dan Kalibrasi, atau kegiatan lainnya yang tersedia pada sistem.
Keterangan : Digunakan untuk memberikan informasi tambahan mengenai kondisi barang atau penjelasan terkait permintaan.
Catatan: Kolom yang diberi tanda (*) merupakan kolom wajib dan harus diisi sebelum data dapat disimpan.
Selanjutnya tambahkan barang yang akan diperbaiki dengan klik tombol add pada detail permintaan perbaikan
Sistem akan menampilkan field untuk memilih barang mana yang ingin dilakukan perbaikan
Selanjutnya klik simpan atau simpan&cetak untuk menyimpan data permintaan perbaikan
Data permintaan perbaikan yang berhasil dibuat akan tampil di halaman informasi terdata dengan status PROSES
Keterangan Status :
Proses : Menunjukkan bahwa permintaan perbaikan sedang dalam proses penanganan oleh petugas IPSRS pada menu Perbaikan.
Diterima : Menunjukkan bahwa permintaan perbaikan telah diterima dan sudah dibuatkan data pada menu Perbaikan. Pada tahap ini, data siap untuk dikerjakan oleh petugas IPSRS.
Dikirim : Menunjukkan bahwa proses perbaikan telah selesai. Status ini akan berubah secara otomatis setelah petugas IPSRS mengisi Tanggal Diselesaikan pada menu Perbaikan.
Tertutup : Menunjukkan bahwa proses perbaikan telah selesai dan telah diverifikasi. Status ini akan berubah setelah petugas IPSRS mencentang kolom Verifikasi pada menu Perbaikan, sehingga permintaan dinyatakan selesai sepenuhnya.
Untuk melakukan perbaikan atau pencatatan perbaikan bisa dilakukan melaui MENU PERBAIKAN